oma_anvia.png

Intranet, ekstranet ja dokumenttienhallinta

Intranet

Solutions Planning Oy:n ongelma:

”Monikansallisena ja kasvavana yrityksenä meillä on hiukan viestinnällisiä haasteita. Eri ihmisten kanssa mailaillaan kyllä paljon, mutta muuttuvassa organisaatiossa on vaikeaa pysyä henkilöiden vastuista ja yrityksen kehityksestä selvillä pelkän kirjeenvaihdon sekä johdon tiedotteiden avulla. Ja sitten on sopimukset ja muut työpaperit – tuntuu että kaikilla on niistä omat versionsa. Mitkä niistä sitten ovatkaan ne ”viralliset” ja oikeat?”

 

Anvian ratkaisu: intranet, ekstranet ja dokumenttienhallinta

Organisaatioiden sisäistä sekä yhteistyökumppaneille suunnattua viestintää ja tiedon hallinnointia voidaan kehittää Anvian intranet-, ekstranet- ja dokumenttienhallintaratkaisujen avulla. Näistä intranet on yrityksen tai muun organisaation sisäiseen viestintään sekä tiedon jakamiseen tarkoitettu verkkopalvelu, ekstranet taas vastaava palvelu asiakkaille tai muille yhteistyökumppaneille suunnattuna. Dokumenttienhallinnalla puolestaan pyritään parantamaan tietojen löydettävyyttä, ajantasaisuutta sekä hallinnointia organisaation sisällä.

LUE LISÄÄ
Vaikka kyseessä on lähtökohtaisesti kolme eri asiaa, ovat yritysten tarpeet usein sellaisia, että haluttu kokonaisuus on jonkinlainen yhdistelmä näistä ratkaisuista. Tästä syystä Anvia käyttääkin toteutuksissaan teknologiana Microsoftin SharePointia, joka soveltuu sisäisen ja kumppaniviestinnän sekä dokumenttienhallinnan ohella myös julkisten www-sivujen taustajärjestelmäksi. SharePoint muuntuu monenlaisen liiketoiminnan tarpeisiin ja toimii saumattomasti yhteen Microsoftin Office-ohjelmien ja Outlook-sähköpostin kanssa. Lisäksi sen avulla tehdyt ratkaisut voidaan toteuttaa tarpeen mukaan joko kuukausihintaisina pilvipalveluina tai paikallisina asennuksina esim. asiakkaan omille palvelimille.

Katso lisätietoja intranet-, ekstranet- ja dokumenttienhallintaratkaisuistamme omista osioistaan alla. SharePoint-projektien suunnitteluun, toteutukseen ja käyttötukeen liittyvistä asiantuntijapalveluistamme taas löydät lisätietoja täältä.

 

Intranet

Intranet on yrityksen sisäverkossa toimiva, henkilökunnalle tarkoitettu verkkopalvelu, jonka avulla voidaan parantaa sisäistä viestintää sekä tiedon jakamista ja löytämistä.  Hyvin toimiva intranet auttaakin yritystä tehostamaan toimintaansa mm. lisäämällä henkilöiden välistä vuorovaikutusta, helpottamalla oikean tiedon löytämistä, tarjoamalla luotettavia tietoja päätöksenteon tueksi ja vähentämällä turhaa työtä.  

LUE LISÄÄ


Mitä kaikkea intranet voi sisältää?

  • uutiset
  • kalenterit
  • tapahtumat ja koulutukset
  • tiedostokirjastot
  • työtilat määritellyille ryhmille
  • yhteystiedot ja henkilöprofiilit
  • sosiaaliset toiminnallisuudet
  • blogit
  • lisäksi paljon toimintoja: haut, hälytykset, automaattiset työnkulut, muistutukset

Toimivan ja ”elävän” intranetin aikaansaanti edellyttää huolellisen suunnittelun ja laadukkaan järjestelmän lisäksi yrityksen henkilökunnan sitoutumista intranetin käyttöön sekä palvelun päivittämistä, kun havaitaan muutoksia käyttäjien tarpeissa. 

Keskeistä on myös, että intranet on osa yrityksen toimintaprosessia ja tukee luontevasti työntekoa. Tässä SharePointin vahvuuksia ovat hyvä integroitavuus, tuttu käyttökokemus sekä joustavuus: sen käyttö onnistuu helposti Microsoftin Office-ohjelmiin tottuneilta työntekijöiltä ja järjestelmä toimii niiden kanssa sujuvasti yhteen. Lisäksi SharePointilla tehtyä intranetia voidaan muokata yrityksen erityistarpeita vastaavaksi esim. tiedonhallinnan prosessien ja työnkulkujen osalta. Ja kun samalla teknologialla voidaan tarvittaessa toteuttaa myös ekstranet tai julkiset www-sivut, säästytään monen eri järjestelmän käytön opettelulta ja ylläpitokuluilta.

 

Ekstranet

Ekstranet eroaa intranetista siinä, että se toimii tietolähteenä ensisijaisesti valituille yrityksen ulkopuolisille tahoille, kuten asiakkaille, jälleenmyyjille, alihankkijoille tai muille sidosryhmille. SharePointilla toteutettuun ekstranetiin saadaan luonnollisesti sisällytettyä samanlaisia ominaisuuksia ja toimintoja kuin intranetiinkin. Esimerkiksi dokumenttien jakaminen, yhteiset keskustelut sekä erilaiset lomakkeet kumppaneille (tiketöinti, palaute jne.) ovat helposti toteutettavissa.

LUE LISÄÄ
Yrityksen ja sen kumppaneiden yhteistyötä helpottavat sisällöt ja toiminnot ovatkin tärkein syy ekstranetin perustamiselle – siellä voidaan esittää ja käsitellä tietoja, jotka ovat luottamuksellisia eivätkä sovellu julkisille www-sivuille. Hyvästä tietoturvasta huolimatta Anvian toteuttamiin ekstraneteihin on käyttöoikeuden omaavien henkilöiden helppo kirjautua sisään mistä vain oman tunnuksen ja salasanan avulla. Ja Microsoftin ”best practise – mallia” noudattamalla varmistetaan, että eri tahoilla on ekstranetin sisälläkin pääsy vain niihin tietoihin, jotka on heille tarkoitettu.
 

 

Dokumenttienhallinta

Intranetin ja ekstranetin ollessa monipuolisia verkkopalveluita viestinnän parantamiseen, keskitytään dokumenttienhallinnassa siihen, että yrityksen työntekijöilleen, asiakkailleen ja kumppaneilleen tarjoamat tiedot ovat aina oikeita, ajan tasalla ja helposti löydettävissä. Tämän Anvia toteuttaa tarjoamalla tärkeiden tiedostojen sijaintipaikaksi perinteisten verkkolevyjen sijaan Microsoft SharePointia, joka sisältää paljon dokumenttienhallintaan liittyviä ominaisuuksia.

LUE LISÄÄ
Dokumenttien tallennus SharePointin hakemistoihin on erittäin käyttäjäystävällistä ja järjestelmä tukee mm. dokumenttien eri kehitysversioiden näyttämistä, yrityksen käyttämiä työnkulkuja sekä sisältötyyppien perusteella tehtyä luokittelua. Dokumenteille voidaan myös antaa metatietoja, jotta niiden hakeminen olisi erilaisia hakutermejä käyttämällä mahdollisimman nopeaa ja helppoa. Lisäksi eri käyttäjien oikeuksia nähdä dokumentteja voidaan määritellä aina yksittäisen tiedoston tasolle saakka. Dokumenttienhallintaa helpottaa niin ikään mahdollisuus tarpeen vaatiessa integroida SharePoint yrityksen eri taustajärjestelmiin.
 

 

Katso myös:

dokumenttienhallinta.pngSharePoint-asiantuntijapalvelut